Český radioklub a ochrana osobních údajů

Obecná úvaha na téma ochrany osobních údajů na této naší stránce.

Od roku 2000 platí v České republice zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů. Poskytuje občanům jistotu, že s jejich osobními údaji bude nakládáno v souladu s vysokými evropskými standardy. Jistota je vykoupena vyššími administrativními nároky i tam, kde jsme se dříve s problémy nesetkávali, třeba při vedení členské evidence v zájmových organisacích. Každý, kdo vede evidenci obsahující osobní údaje občanů a nevede ji na základě nějakého zákona, musí se registrovat u Úřadu pro ochranu osobních údajů. A nejsou-li osobní údaje zpracovávány na základě zákona nebo pro účely statistické, archivní či vědecké, je k jejich zpracování zapotřebí i písemného souhlasu toho, jehož údaje jsou zpracovávány, tedy občana.

Nové nároky se dotýkají i Českého radioklubu, a vlastně i všech radioamatérů. ČRK vede dvě databáze s osobními údaji. Nejen databázi členů, na jejímž základě poskytuje členské služby (hlavně QSL službu a časopis Radioamatér), ale i zvláštní databázi uživatelů QSL služby, protože QSL služba je poskytována také nečlenům ČRK.

Zákon postavil před radioamatéry další problém: adresář radioamatérů, Call Book. I takovou databázi musí vést někdo, kdo je k tomu účelu registrován, a kdo k tomu disponuje i písemným souhlasem každého radioamatéra. Není přípustné použít "obchvatu" dle zásady "kdo nevyslovil nesouhlas, ten automaticky souhlasí". I této role se Český radioklub ujal.

Proto se Český radioklub registroval u Úřadu pro ochranu osobních údajů jako správce souborů osobních údajů. Aby však mohl s údaji opravdu pracovat, je nucen požádat radioamatéry o výslovný písemný souhlas každého z nich ke zpracování jeho osobních údajů. Český radioklub se tedy obrací na všechny radioamatéry, členy i nečleny ČRK, s prosbou o vyplnění připojených formulářů.

Lístek označený EVIDENCE ČESKÉHO RADIOKLUBU vyplňují pouze členové ČRK. Je vyslovením souhlasu se zpracováním osobních údajů člena pro potřeby vedení členské evidence ČRK a poskytování členských služeb ČRK, v tom i QSL služby. Členové ČRK, kteří vyplní a podepíší tento formulář, nemusí tedy vyplňovat formulář druhý. Upozorňujeme, že ve formuláři je nezbytné vyplnit údaje o trvalém bydlišti (tj. bydlišti, které je zapsáno v občanském průkazu), ale v následujícím řádku lze vyplnit i jinou poštovní doručovací adresu, je-li odlišná od trvalého bydliště. Toho mohou využít ti, kdo se dlouhodobě zdržují mimo své bydliště, třeba z pracovních či studijních důvodů, a kdo chtějí dostávat QSL lístky a časopis na této přechodné adrese, do P.O.Boxu atp. Kdo tento řádek nevyplní, dává najevo, že mu vyhovuje doručování do trvalého bydliště. V příslušné rubrice vyplňte všechny značky, pro které Vám QSL služba zprostředkuje výměnu lístků.

Lístek označený EVIDENCE QSL SLUŽBY vyplňují uživatelé QSL služby, kteří nejsou členy ČRK, a to OK, SWL (RP) i radiokluby, a je vyslovením souhlasu se zpracováním osobních údajů pro potřeby QSL služby. Povšimněte si laskavě jak možnosti uvést jinou doručovací adresu, jako na formuláři prvém, tak i možnosti uvést více volacích značek. Je třeba vyplnit všechny volací značky, pro které Vám QSL služba zprostředkuje výměnu lístků. Lístek vyplní i radiokluby - nečlenové ČRK v případě, že QSL lístky pro radioklub mají být doručovány na adresu vedoucího operátora nebo jiné osoby. Pak je nutné přiložit i souhlas této osoby na dalším formuláři tohoto typu, za jméno se doplní údaj "pro OK2KXX" apod.

Lístek označený EVIDENCE pro CALL BOOK mohou - ale nemusí - vyplnit všichni radioamatéři bez ohledu na členství či nečlenství v jakékoli organisaci, OK i SWL (RP) i radiokluby. Je vyslovením souhlasu se zpracováním osobních údajů pro potřeby zveřejnění adresáře radioamatérů v OK. Takto vzniklou databázi Český radioklub zveřejňuje na internetu. Je tak disposici komukoli, včetně domácích i zahraničních vydavatelů call booků v tištěné či elektronické formě. Upozorňujeme na řádek umožňující napsat, jaká adresa má být v call booku uvedena, nechcete-li lístky dostávat do trvalého bydliště. Lze uvést adresu domu, kolejí či ubytovny, poštovní schránku nebo cokoli jiného účelného. Vyplníte-li tento řádek, nebude zveřejněno Vaše trvalé bydliště, pokud ho nevyplníte, adresa trvalého bydliště zveřejněna bude. V rubrice o volací značce uveďte všechny v současnosti platné volací značky, které Vám vydaly české úřady. Lístek umožňuje - volitelně - uvést ještě doplňkové údaje: operátorskou třídu, okresní znak, e-mailovou adresu a lokátor. Také tento lístek je určen i radioklubům. Jeho vyplněním projeví radiokluby zájem o uvedení v call booku. Má-li adresa radioklubu v call booku obsahovat jméno a adresu (nebo jiný osobní údaj) vedoucího operátora nebo jiné osoby, je nutné přiložit i souhlas této osoby na dalším formuláři tohoto typu, za jméno se doplní údaj "pro OK2KXX" apod.

Skutečná velikost formulářů (obvod vnějších rámečků) je 14 x 9 cm. Obrázky jsou rovněž k disposici jako soubory formátu RTF - ke stažení zde.

• Prosíme: formuláře laskavě vyplňte úplně a čitelně, nejlépe strojem nebo alespoň hůlkovým písmem, ořízněte na formát 9x14 cm a zašlete co nejdříve na adresu: Český radioklub, U Pergamenky 3, 170 00 Praha 7. Pro členy radioklubů mohou tuto záležitost vyřídit kluby hromadně - ušetří se poštovné. Je však naprosto nezbytné, aby formuláře podepsal každý opravdu vlastnoručně. Osobní údaje jsou skutečně citlivá záležitost.
• Doporučujeme: radiokluby, a případně i vznikající krajské odbočky ČRK, učiní dobře, pokud své členy požádají o vyplnění prvého formuláře také pro vlastní potřeby vedení členské evidence. ČRK jako správce údajů je registrován jako celek, příležitostně by se však mohly kolem vedení evidence kluby a odbočkami vyskytnout nejasnosti.
• Naléhavě prosíme: vyplnění prvého formuláře členy ČRK a druhého formuláře ostatními uživateli QSL služby je naprostou nezbytností, a opomenutí může vyvolat problémy v poskytování služeb. Stejně důležité je i okamžité sdělení jakýchkoli změn uvedených údajů na adresu Českého radioklubu.
• Upozorňujeme: postup, jímž ČRK shromažďuje údaje do call booku, je jediný legální podle zákonů ČR. Zaslání vyplněného třetího formuláře vřele doporučujeme všem aktivním radioamatérům, ale i těm, kdo na pásmech momentálně nepracují: nemáte-li na naše hobby čas dnes, za týden či rok může být situace jiná, a pak oceníte, že Vaše adresa je v domácím i světovém call booku už dlouhodobě uváděna správně a nezkresleně.
• Omlouváme se, že zatím nejsme vybaveni pro práci s elektronickým podpisem. Proto jsme nuceni požádat o doručení formulářů v této materialisované podobě.
• Prosíme konečně, aby tato ne moc příjemná, ale také ne nadměrná administrativní zátěž byla přijata s pochopením. Český radioklub si ji nevymyslel ke zkrácení dlouhé chvíle, nýbrž mu ji ukládá zákon, úplně stejně, jako ostatním zájmovým občanským sdružením.